Как научиться правильно распределять свое время: Как правильно распределять рабочее время?

Содержание

Как правильно распределять рабочее время?

Мы не перестаем повторять, что время — до крайней степени ценный ресурс. В современном мире гаджетов и бесконечного потока информации мы, зачастую незаметно для самих себя, отвлекаемся на решение второстепенных вопросов, читая новости, отвечая на сообщения в месседжерах или просматривая развлекательный контент. Мы не будем рассматривать причины — морально-этические. Поговорим об основных принципах правильного планирования.

Сначала о статистике, просто для того, чтобы доказать: проблема дефицита времени касается многих. Например, 23% работающих россиян не умеют планировать рабочий день. А 80% трудового времени руководители тратят на общение с коллегами, причем эффективность таких бесед сведена к нулю. Потому что до сих пор начальники не научились делегировать и берутся за решение всех задач вплоть до закупки кофе в офис.

Но безвыходных ситуаций не бывает, поэтому сначала обратимся к списку советов, придерживаясь которых можно научиться быть эффективными.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

  • Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.
  • Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.
  • Ориентируйтесь на свои биологические часы. Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время. Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.
  • Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.
  • Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.
  • Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.
  • Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.
  • Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

  • Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
  • CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
  • Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту. Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
  • Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Понятно, что в любой работе возникают ситуации, когда необходимо срочно переключиться. Но это случается нечасто, поэтому планирование и мониторинг помогут сбалансировать загрузку. Самодисциплина здесь тоже играет важную роль, если вы не можете отказаться от общения в социальных сетях, просмотра фото в инстаграме и обсуждения последних модных трендов — установите demo-версию CrocoTime, оцените простоту и эффективность системы. Делайте выводы и меняйте свое отношение к работе. Ваше время стоит денег, не тратьте его впустую.

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени


Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель - изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

10 cпособов как все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник - вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых - это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами - персональный Органайзер LeaderTask!

как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития.

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

  • обязанности;
  • хобби;
  • развлечения;
  • отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

  • работа;
  • уборка дома;
  • регулярные важные покупки;
  • дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время.

На нашем канале в Яндекс.Дзен всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно подпишитесь!

25.11.2016 00:02

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

  • Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».
  • Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.
  • Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Завтра, но не сегодня! Как научиться эффективно распределять свое время? | Психология жизни | Здоровье

Прокрастинацию (от англ. procrastination — «оттягивание», «промедление») называют «чумой XXI века». Интересно, почему? Ведь само явление не ново. Любители откладывать дела на завтра упоминались аж в древнеиндийском манускрипте «Бхагавадгита» (500 год до н.э.)! Да и как не вспомнить нашу исконную поговорку о том, что «работа не волк»?

Что бы сделать,  чтобы ничего не делать

И все же никогда раньше тема прокрастинации не являлась такой популярной. А сегодня это модное словечко на устах у всех. А что? «Страдать прокрастинацией» — звучит куда лучше, чем «отлынивать от работы». Впрочем, между классическим лентяем и прокрастинатором — большая разница. Заставить трудиться лодыря не может ничто. А побудить к активным действиям прокрастинатора легко способен дедлайн (конечный срок): как только времени до сдачи работы осталось чуть-чуть, человек начинает вкалывать за четверых, забыв про сон, отдых и перерывы на обед. В ход при этом часто идут лошадиные дозы кофеина, никотина, энергетиков. Такая работа на износ, естественно, здоровья не прибавляет, но научиться эффективно распределять свое время прокрастинатор не способен. И до следующего дедлайна он снова будет всеми способами оттягивать выполнение текущих задач. Кстати, в отличие от лентяев прокрастинаторы еще и не умеют полноценно отдыхать. Они готовы сделать массу разных дел (прибрать на рабочем столе, переустановить компьютерную программу, помочь коллеге в выборе ноутбука), лишь бы не приступать к главному делу. Впрочем, если раньше им приходилось ломать голову над тем, чем бы таким себя занять, то сегодня эта задача облегчена до предела — «спасибо» социальным сетям и Интернету. Эти ловушки затянут любого и помимо воли...

Прокрастинация — всегда большой стресс для организма, ведь помимо физического перенапряжения она приносит угрызения совести, чувство вины, тревогу и беспокойство. Из-за этого люди теряют веру в себя, у них происходят нервные срывы и депрессии.

Баклуши в сторону!

Если в обычной жизни вы дисциплинированный, решительный и ответственный человек, а прокрастинация вас настигает только на рабочем месте, то стоит подумать, своим ли делом вы занимаетесь и не лучше ли сменить место службы или должность. Если же на работу вы идете с удовольствием, но от необходимости выполнять то или иное задание всеми силами стараетесь увильнуть, то, возможно, следует просто передоверить эту обязанность кому-то другому. Или хотя бы разделить ее с кем-то — вдвоем-то веселее. Ну а если исполнять дела хоть и не хочется, но все равно надо, попробуйте следующее.

1. Правильно мотивируйте себя. Если вы поймете, что все, что вы делаете, делается ради достижения важной цели, работа пойдет скорее. Планируйте от большого к малому. Сначала определите главную жизненную цель, затем — промежуточные, а потом и самые мелкие, вспомогательные. Последовательно запишите список того, что надо осуществить. Перечень должен быть не абстрактным, а очень конкретным. Сначала составьте план на пять лет, затем на год, месяц и, наконец, на каждый день.

2. Заведите ежедневник. Держать все в голове сложно, к тому же опасение забыть и не сделать что-то важное всегда нервирует. Поэтому с вечера запишите все, что вам надо сделать назавтра. Список начинайте с важных и сложных дел, заканчивайте тем, что легче. Не старайтесь выполнять все по очереди. Можете начать с самого легкого и приятного — это полезнее, чем бить баклуши.

3. Делайте одно самое неприятное дело прямо с утра. Вот встали — и сразу же позвонили противному клиенту или начальнику, который хотел с вами поговорить накануне о чем-то не очень радостном. Не раздумывайте перед этим, бросайтесь с разбегу прямо в холодную воду. Все остальное будет легче.

4. Бросьте привычку не начинать одного дела, не закончив предыдущее. Забудьте о том, что за такую разбросанность вас в детстве ругали учителя и родители. Делайте что-то одно, а затем переключайтесь на другое. Начатое дело обычно легче закончить, чем приступить к тому, где еще и конь не валялся.

5. Научитесь правильно распределять свои силы. План на будущий день должен быть выполним без надрыва. Лучше запланировать меньше, чем вы реально можете сделать, чем переоценить свои силы и оказаться разочарованным в себе.

6. Введите систему поощрений и наказаний. Если выполнили все намеченное — обязательно вознаградите себя. Маленькое пирожнице вполне для этого сгодится. Если же вы снова провалили все планы за сидением в Интернете — накажите себя мораторием на социальные сети. Хотя бы на один день.

7. Научитесь считать победы, а не поражения, но не зацикливайтесь на оценке достигнутого. Получайте удовольствие от самой деятельности, а не от результатов. Вместо «я должен» чаще произносите «я хочу», «мне важно, нужно или интересно».

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

9046 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

  • Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
  • Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
  • Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
  • Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

  • найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
  • найти нужные инструменты;
  • потратить время собственно на починку;
  • снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
  • снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

Как распределить свое время и усилия

Как он находит время, чтобы встречаться с 10 клиентами в неделю и выполнять свою годовую квоту в первом квартале? , продавец задается вопросом о своем лучшем сотруднике по производству. Я с трудом нахожу время, чтобы иметь пять встреч в неделю, правильно оформлять все документы и сдавать вовремя.

Как ей удается отстаивать стратегические инициативы, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю? , менеджер размышляет о своем коллеге по корпоративной ускоренной процедуре. После дня, полного собраний по проекту, лучшее, что я могу сделать, - это реагировать на электронную почту ночью, вместо того, чтобы активно развивать свой отдел .

Вот секрет: ваши коллеги, которые опережают вас с кажущимися меньшими усилиями, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно важно, и стремиться к менее совершенным во всем остальном.

Скорее всего, самый успешный продавец в вашей команде тратит меньше половины времени, которое вы тратите на заполнение документов.Да, это может быть небрежно, но никого это не волнует, потому что его доходы стремительно растут. Менеджер, который привлек внимание высшего руководства, может рассылать электронные письма с несовершенной грамматической структурой и отклонять приглашения на тактические встречи. Но когда проект или встреча действительно важны, она затмевает всех.

Если вы шокированы и чувствуете, что это кажется совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы, вероятно, очень хорошо учились в школе, где поощряется перфекционизм.

Я знаю.Я был отличником от шестого класса до окончания колледжа, и делал все возможное, чтобы сделать работу на уровне, который понравился бы моим профессорам. По общему признанию, эта стратегия окупилась в студенческие годы. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло, что в моем случае он был вознагражден стипендиями и предложениями о работе.

Правила изменились, когда я начал свой бизнес более семи лет назад. Я понял, что выполнение А-работы во всем ограничивает мой успех.В этот момент я понял, что мне нужно больше сосредоточиться на своих сильных сторонах. Как мудро объясняет Том Рат в своих книгах StrengthsFinder, вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны, вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости. Осознание важности целенаправленного решения о том, куда я буду вкладывать больше времени и энергии для выполнения работы высочайшего качества и где неидеальное исполнение дает большую отдачу, оказало глубокое влияние на мой собственный подход к успеху и мою способность расширять возможности клиентов, которые перегруженный.

Когда я разговариваю с тайм-коучингом клиентов, которые борются с подавленностью, будь то профессора, руководители или юристы, всплывает общая тема - они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все - независимо от того, насколько эффективными вы становитесь. (Именно эта загадка вдохновила меня на написание книги об инвестициях времени).

В своей философии инвестирования времени я призываю людей рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с их личным определением успеха.Это приводит к ряду практических ответвлений:

  • Решите, где вы будете , а не тратить время: Учитывая, что у вас ограниченный временной бюджет, у вас не будет возможности делать все, что вы хотели бы делать, независимо от вашей эффективности. В тот момент, когда вы принимаете эту истину, вы мгновенно уменьшаете стресс и чувство неполноценности. Например, с профессиональной точки зрения это может выглядеть как сокращение вашего участия в комитетах, а лично это может выглядеть как найм кого-то еще для ухода за газоном или завершения проекта дома.
  • Стратегически распределите свое время: Границы того, как и когда вы вкладываете время в работу и в личную жизнь, помогают гарантировать, что у вас есть надлежащие инвестиции в каждую категорию. Как коуч по времени, я вижу одну из самых веских причин не работать сверхурочно: это вложение временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для таких действий, как упражнения, сон и отношения.
  • Настроить автоматическое вложение времени: Точно так же, как вы настроили автоматическое вложение в паевые инвестиционные фонды на пенсионном счете, ваши ежедневные и еженедельные распорядки должны сделать ваши временные вложения близкими к автоматическим.Например, на работе у вас могут быть регулярные встречи с собой два раза в неделю, чтобы продвигаться вперед по ключевым проектам, а вне работы вы можете записаться в учебный фитнес-лагерь, где вам будет плохо, если вы не появитесь и потеть три раза в неделю.
  • Стремитесь к постоянно сбалансированному бюджету времени: Принимая во внимание приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что у вас будет постоянно сбалансированный бюджет времени, но вы можете стремиться к тому, чтобы он был постоянно сбалансированным.В течение периода от одной до двух недель ваши временные затраты должны отражать ваши приоритеты.

После того, как вы правильно распределили свое время, вам также необходимо подойти к работе в каждой категории по-разному. Как я объяснил выше, попытка «добиться во всем одинаково» не позволяет вам вкладывать максимальное количество времени в то, что принесет максимальную отдачу от ваших инвестиций. Вот почему я разработал технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и неправильное использование вашего 24/7.Вот как это работает:

Когда вы подходите к делу, вы хотите подумать, является ли это инвестиционным, нейтральным или оптимизационным действием. Инвестиционная деятельность - это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Например, стратегическое планирование - это инвестиционная деятельность; так можно проводить время без устройств с любимыми людьми. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях. Нейтральные действия просто необходимо выполнять адекватно; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш.Примером может быть посещение встреч по проекту или поход в спортзал. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B. Оптимизация деятельности - это те действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий. Стремитесь к работе на уровне C - чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель - свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию действий, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность.Я обнаружил, что этот метод позволяет вам преодолеть тенденции к перфекционизму и инвестировать больше в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне вот несколько советов о том, как применить технику INO в действии:

  • В начале каждой недели четко определяйте наиболее важные инвестиционные действия и выделяйте время в своем календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале ваших дней. Это, естественно, заставит вас делать все остальное в оставшееся время.
  • Когда вы просматриваете свой ежедневный список дел, ставьте «I», «N» или «O» рядом с каждым пунктом, а затем соответственно распределяйте свой временной бюджет, например, четыре часа на задание «I», три часа для занятий «N» и один час для занятий «O».
  • Если вы начинаете работать над чем-то и понимаете, что это занимает больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова ценность и / или альтернативные издержки, если вы потратите больше времени на эту задачу?» Если это деятельность категории I и ее ценность высока, продолжайте ее и не торопитесь с занятиями N и O.Если он попадает в категорию N и добавленной стоимости мало, или в категорию O и тратя больше времени, вы не можете делать более важные дела, либо доведите его до минимального уровня, либо делегируйте его, либо остановитесь и завершите его позже, когда у вас будет больше Свободное время.
  • Если вы ведете дневник времени или отмечаете потраченное время в своем календаре, вы также можете оглядываться на каждую неделю и определять, правильно ли вы распределили свое время, чтобы максимизировать окупаемость вложенного времени.

Как стратегически распределять время и другие ресурсы 6 | Майкл Дж.Мотта | Mission.org

Было бы здорово, если бы у учеников было достаточно времени, чтобы подготовиться к уроку, пойти на учебу, поработать и с энтузиазмом заниматься увлеченными проектами… но большинство из них этого не делают.

Тем не менее, учащиеся по-прежнему могут максимально эффективно использовать имеющееся у них , если они мыслят стратегически. Моя цель здесь - показать студентам (да и вообще кому угодно), как это сделать.

Первое, что нужно понять, это то, что время - это всего лишь из ресурсов, которыми нам нужно управлять. Когда школы предлагают учащимся семинары по личной продуктивности, обычно речь идет о «управлении временем.«Хотя время - самый очевидный из наших ресурсов, и его эффективное управление имеет решающее значение, его недостаточно. В нашем распоряжении есть еще шесть ресурсов.

Второе, что нужно знать, - это то, что распределение ресурсов должно быть спланировано. Вы можете просто прочитать эту статью, если хотите - вы узнаете несколько вещей, - но максимизация эффективности ваших ресурсов требует вдумчивости. Сядьте с чашкой кофе и отнеситесь к этому серьезно.

Урок, который жизнь повторяет и постоянно преподает, - это «смотреть под ноги».«Ты всегда ближе к божественному и истинному источнику своей силы, чем ты думаешь.

–Джон Берроуз

Основная стратегия состоит в том, чтобы выделить большое количество ресурсов (время плюс шесть других ресурсов, обсуждаемых ниже) на фокус-сессий . Фокус-сессия - это когда вы отрезаете себя от внешнего мира (насколько это возможно) и делаете действительно важные дела. Во время этих занятий вы предпринимаете действия, наиболее соответствующие вашим целям. Не низко висящий фрукт.Вместо этого вы поднимаетесь по дереву за хорошими вещами, а оставшиеся ресурсы распределяются на менее важные действия.

Семь ресурсов:

  • T ime
  • E nergy
  • F ocus
  • L Продолжительность сеанса (чем больше, тем лучше) и Промежуток между сеансами (чем меньше, тем лучше)
  • O организационная эффективность
  • N бессилие (способность преследовать долгосрочные цели, даже когда краткосрочный мир возрождается)
  • Grit

Самый простой способ запомнить эти ресурсы - это думать ТЕФЛОН .(Посмотрите на выделенные жирным шрифтом буквы выше - они объясняют это по буквам.) Седьмой ресурс, твердость, представлен самим словом «тефлон».

Ниже я описываю каждый из этих ресурсов и способы их наиболее эффективного распределения.

Шаг действия: Время - самый простой ресурс для расчета. Набросайте свой типичный еженедельный и ежедневный график. Включите все обязанности, учебу, работу и прочее: сон, еда, вождение, время с семьей и / или друзьями и т. Д. Как и у большинства людей, ваши повседневные и еженедельные изменения меняются, но это упражнение в первую очередь предназначено для проиллюстрировать эти концепции, поэтому при необходимости определите «типичный» широко.Как наиболее очевидный личный ресурс, время является идеальной отправной точкой, а также «фоном» для остальной части этого упражнения.

Некоторые задачи требуют больше или меньше энергии, чем другие, и наши уровни энергии приливы и отливы достаточно предсказуемыми способами (например, «утренние люди» против «полуночников»). Таким образом, имеет смысл заранее согласовывать высокоэнергетические задачи для когда наша энергия высока, и низкоэнергетические задачи, когда наша энергия низка.

Кратковременный мир любит отвлекать нас, когда мы на высоте.Он также любит обманывать нас, заставляя жертвовать энергией и уделяя больше времени пропуску сна или другим вредным привычкам. Хорошее управление энергопотреблением имеет решающее значение.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании, когда у вас особенно высокий и особенно низкий уровень энергии. Другой способ подумать об этом - задать такие вопросы, как:

  • Когда я лучше всего могу сосредоточиться и выполнять свою работу лучше всего?
  • Когда я больше всего борюсь?
  • Чувствую ли я себя лучше после определенной деятельности (например,грамм. упражнение или просмотр клипа от Рокки)?
  • Хуже всего ли я себя чувствую по понедельникам?

Нет необходимости рисовать всю картину ваших приливов и отливов, достаточно самого очевидного. Кроме того, начните думать об этих энергетических фазах в контексте ваших временных ресурсов. Ваша энергия наиболее активна в доступные временные интервалы или она наиболее высока, когда вы бездумно добираетесь до работы?

У нас может быть бесконечное время и бесконечная энергия, но если мы не сосредоточены на конкретной задаче, мы ничего не добьемся.

Фокус не выключен / включен, все или ничего. Чем больше у нас внимания, тем мы эффективнее. Фокус, как и мышцы, можно тренировать. Есть много шагов, которые мы можем предпринять, чтобы повысить уровень нашей сосредоточенности. Мы можем убежать и выключить телефоны, уменьшив вероятность сбоя. Мы можем уберечь свое рабочее место от беспорядка, чтобы наш ум не отвлекался. Вместо того, чтобы работать за кухонным столом, мы можем делать это в библиотеке.

На более высоком уровне мы также можем сохранять мир с членами нашей семьи и друзьями, так что эмоциональная драма остается низкой.Мы можем пить кофе, есть питательную пищу или делать что-то одно из множества. В дополнение к этим подходам «сверху вниз» мы также можем улучшить нашу направленность «снизу вверх», точно определив нашу цель до начала рабочего сеанса. Если мы загораживаем свой разум, мы оставляем ему меньше места для блужданий.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании те моменты, когда вы лучше всего и наименее способны сосредоточиться. Это может совпадать, а может и не совпадать с вашим энергетическим состоянием. Если нет установленного времени, подумайте, каковы установленные обстоятельства.Может быть, это после того, как вы потренировались, или когда вы находитесь в определенной комнате, слушаете определенную музыку и т. Д.

Каждый раз, когда вы переключаете задачу, вы платите определенную сумму. Неизбежно, когда вы переключаете задачи, ваш мозг должен обработать то, что вы только что сделали и где остановились в задаче A, а затем должен быть переориентирован на задачу B. Вот почему многозадачность обычно плохая идея. На самом деле вы просто переключаетесь от задачи к задаче, оплачивая затраты без пропорциональной выгоды. Со временем затраты увеличиваются от ничтожных до существенных.

Чем продолжительнее ваши сеансы (особенно с наиболее сложными задачами) и чем короче промежуток между сеансами, тем меньше времени вы тратите на эти промежуточные моменты. Таким образом экономится время.

Позвольте мне привести пример: сравните потратить 5 минут на задачу в течение 12 дней подряд (1 час) с затратами 30 минут на задачу в течение двух дней подряд (1 час). Что лучше? Я бы сказал, что последнее намного лучше. В первом случае вы потратите большую часть 5 минут на то, чтобы выяснить, что делать, и немного времени на то, чтобы заняться этим.За два 30-минутных занятия вы сможете глубоко обдумать свою задачу и добиться прогресса.

Если я изменю пример и проведу два 30-минутных сеанса с интервалом в несколько дней, то сравнение станет более сложным. Возможно, все же лучше провести 2 более длительных сеанса, но вам, несомненно, придется во время второго сеанса вспоминать о первом. Вы неизбежно дважды пройдете одну и ту же землю. Чем короче перерыв между занятиями, тем лучше.

Чем больше внимания требует проект, чем он сложнее, тем важнее иметь большие блоки непрерывного времени. На таких сеансах, обладая необходимой энергией и сосредоточенностью, вы можете войти в «состояние потока». В таком состоянии - что является редкостью, по крайней мере, для меня - вы можете стать похожим на Майкла Джордана, стреляя в обруч, сбивая свои задачи и добиваясь прогресса в своих целях с беспрецедентной эффективностью и эффективностью. Когда это происходит, это здорово, так что дайте ему возможность сделать это.

Шаг действия: Просматривая свое расписание, отметьте места, где вы можете запланировать более длительные рабочие сеансы продолжительностью 30 или более минут, и где вы можете запланировать их, чтобы минимизировать пропуски. В идеале у вас будут (или вы можете провести) несколько занятий по 90 минут или дольше.

Пытаться вспомнить, где вы остановились, искать документы из стопки на столе или файл где-то на вашем компьютере - все эти напрасные ресурсы. Если мы тратим всего 10 минут в день на перетасовку одних и тех же бумаг, чтобы очистить свой стол, это 3650 минут в год, или около 60 часов, или около 1.5 рабочих недель. Не тратьте зря свои ресурсы. Будьте организованы. Это сложно в мире, где спам заполняет наши почтовые ящики, а имущество накапливается, как пыль на чердаке. Некоторым людям, в том числе и мне, организация не дается естественным путем, но продуманная организационная система действительно помогает. И если я могу это сделать, то сможете и вы. Поверьте мне.

Вам не нужно достигать зенита организации, но небольшие изменения приносят непропорционально большие выгоды. Например, потратив всего несколько минут на то, чтобы записать, где вы остановились («панировочные сухари»), вы сэкономите значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе и стресс в краткосрочной перспективе.

Имейте в виду, что организация - это больше, чем ваше рабочее место, входящая электронная почта и грязный шкаф. Речь идет об управлении задачами; это о том, чтобы быть в курсе всех дел.

Шаг действия: Оцените вашу текущую организационную структуру. Это беспорядок? Вы не знаете, что такое «управление задачами»? Вы используете серьезное приложение, такое как OmniFocus, для отслеживания своих задач или, может быть, серию напоминаний и контрольных списков? Может быть, только воспоминания или случайные клочки бумаги? Отметьте свою текущую систему, очевидные способы ее улучшения и отметьте любое время, когда она обычно задействована (например, если вы иногда составляете список дел по утрам.)

Десять или пятнадцать минут здесь, десять или пятнадцать минут там. Это происходит в течение дня. В поезде, когда коллега опаздывает на встречу, когда вы ждете начала занятий. Вы можете проверить Facebook или Twitter на своем телефоне или заняться чем-нибудь продуктивным. Со временем складывается (см. Математику выше), это хороший кусок. Если мы не готовы что-то сделать в эти промежуточные моменты, мы потратим 4 из 5 минут, решая, что делать.

Если мы ловкие, то готовы воспользоваться этими возможностями.

Препятствие к действию продвигает действие. То, что стоит на пути, становится путем.

- Marcus Aurelius

Может быть, вам нужно обдумать какое-то решение, и несколько минут молчания дадут вам шанс привести в движение колеса. (Я вернусь к этой идее в более поздней главе; это может быть действительно простой способ что-то сделать и сэкономить ресурсы.) Может быть, есть список электронных писем, на которые вы можете быстро ответить. Сумку можно организовать. Вы должны записать несколько мыслей.Может быть, вы сможете отредактировать одну страницу того, что пишете. Просто будьте готовы к тому, когда появятся возможности.

Проворство - это не только использование возможностей; речь идет о том, чтобы максимально использовать ситуации по мере их развития. Даже если вас утащили, а телефон выключен, будут прерывания. Вы не можете предсказать, когда они произойдут, но можете предсказать, что они произойдут. Они предсказуемо непредсказуемы, поэтому будьте готовы завершить свои задачи внезапно, но эффективно. Держите под рукой блокнот, чтобы можно было быстро записать, где вы остановились в данной задаче.Тогда продолжайте ловко работать продуктивно.

Если в начале каждого дня у вас есть план того, как использовать любое «свободное» время, и если в начале каждой рабочей сессии у вас есть план того, что вы будете делать в случае прерывания, вы будете накапливают часы за часами продуктивности. И все за то, что вы не знаете, что говорит новый статус бывшей девушки вашего троюродного брата в Facebook. Какую пользу дает проверка Facebook пять раз в день, чем один раз в день?

Шаг действия: Подумайте, где в вашей жизни вы можете быть проворными и что вы можете делать, используя эти небольшие возможности.

Никогда не отращивай поперечный рычаг, дочь, там, где должен быть твой позвоночник.

–Клементина Пэдлфорд

Другие ресурсы существуют в той или иной форме до того, как они потребуются. Зернистость наносится непосредственно перед использованием. Когда мы садимся, чтобы выполнить задание, мы чувствуем разную мотивацию и сопротивление, обычно обратно пропорциональное друг другу. Мотивация - это желание и готовность что-то сделать. Сопротивление имеет множество форм - промедление, нерешительность, беспокойство, страх и другие.Эти двое ведут войну в наших умах - пресловутый ангел и дьявол на наших плечах.

Ни мотивация, ни сопротивление не заставляют нашу руку. Мы выбираем действия, которые предпринимаем, и, таким образом, определяем, победит ли Сопротивление, или же мы проявим «твердость», необходимую для прорыва. Чем больше мы взываем к своей стойкости, тем легче нам становится в будущем. Если мы снова и снова решаем двигаться вперед, несмотря на дьявола на нашем плече, мы ослабляем его.

Шаг действия: Подумайте о контекстах, в которых вы чувствуете высокую мотивацию и низкое сопротивление, и наоборот.Может быть, это когда ваша энергия наивысшая («Я могу сделать это и делать это хорошо») или, может быть, когда она самая низкая («Ой, какая разница, я просто сделаю это и покончу с этим»). Может быть, когда вы действительно можете сосредоточиться на чем-то. Есть бесчисленное множество возможностей.

Также подумайте, как вы справляетесь с этими состояниями мотивации и сопротивления по умолчанию:

  • Вы видите какие-нибудь общие темы?
  • Дает ли это представление о вашей общей производительности?
  • У вас больше упорства в начале недели, но когда оно ослабевает?
  • Может быть, вы проявляете стойкость перед лицом одних проблем, а другие - нет?
  • Может быть, у вас появится больше твердости после того, как вы посмотрите мощный фильм или прочитаете вдохновляющую книгу?

Посмотрите, какие предварительные выводы вы можете сделать, и как они соотносятся с вашей более широкой долгосрочной картиной.

Надеюсь, вы узнали больше о себе и своих наклонностях. Обладая этими знаниями, вы сможете более эффективно распределять свои ресурсы. Сможете ли вы сделать все? Возможно нет. Но вы определенно можете сделать еще , еще . И, что более важно, вы можете сделать это безопасно, зная, что действительно делаете все возможное.

Вот и все, что важно.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки.Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, - это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время.Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время - загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом.Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект.Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », - предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени.”

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, - это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаетесь и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

  • Накануне вечером. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
  • Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа - съесть лягушку, лучше делать это первым делом с утра. А если твоя работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую лягушку».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку - а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания глупо легко разделить между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», - пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей ».

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

  • Вы пишете отчет, но без причины останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон.
  • Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
  • Во время разговора по телефону вы вспоминаете папку входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », - добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы - это выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное.Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить себя важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов - единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, на которых вы просто делаете половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то это очевидно потому, что вы хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем - и я более чем рад помочь вам в этом.Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра - самое продуктивное время дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу.Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами - это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», - пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен.80% ваших результатов - это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам ».

12. Воспользуйтесь онлайн-календарем.

Календари давно стали основным инструментом управления временем.Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже хорошо работают.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова.Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки».«Но что это такое? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время на ожидание.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее. Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня.Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше - лучше.Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие важным. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

Эффективное планирование - Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование - это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

  • Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
  • Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
  • Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
  • Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
  • Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
  • Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
  • Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время - единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для составления расписания - например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание - использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным моментом при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы решили, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1. Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2. Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас есть достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для нужд наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Запланируйте высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны - например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем ​​или вечером.(Наша статья "Это утреннее задание?" может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными и аварийными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить - как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам необходимую гибкость, чтобы перераспределять задачи и реагировать на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Назначьте дополнительное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, - это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из наиболее важных способов добиться успеха - это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего, потратив свое время. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование - это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Чтобы подготовить расписание, выполните следующие шесть шагов:

  1. Определите время, которое у вас есть.
  2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
  3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные "хозяйственные" действия.
  4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
  5. Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
  6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому - в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

10 проверенных навыков управления временем, которые вы должны изучить сегодня

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не очень хорошо.«Вы можете часто чувствовать, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Может быть, вы даже чувствуете себя слишком занятым, что пропускаете приемы пищи и спите . Это классические признаки того, что вы не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время - деньги. Как и деньги, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно распоряжаетесь временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и временем отдыха.Вы эффективно выполняете самые важные дела в вашей жизни. Кроме того, вы снизите уровень стресса и почувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам управлять временем более эффективно, вот десять проверенных навыков управления временем , которые вы должны изучить сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель для работы. Они помогут вам четко понять, куда вы хотите отправиться и как лучше всего использовать свое время и ресурсы, чтобы туда добраться. Устанавливая цели, вы можете определить, на что стоит тратить время, а на что следует избегать.

Начните с того, что спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии. Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы вы лучше управляли своим временем.

2. Расставьте приоритеты

Расстановку приоритетов невозможно переоценить, когда дело доходит до эффективного управления временем. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда поток задач кажется срочным.Однако относительно легко расставить приоритеты в деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

  • Почему я выполняю эту задачу или действие?
  • Как эта задача помогает мне в достижении моих целей?
  • В какой степени эта задача, которую я выполняю, помогает мне в достижении моих целей?

Делайте в первую очередь самое важное.

3. Вести список задач

Список задач (или «список дел») - это система напоминаний, которая сообщает вам, когда что вам нужно сделать.Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбить вещи на небольшие управляемые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали делать важные дела. Не пытайтесь вспомнить все, что вам нужно сделать, в голове. В большинстве случаев попытка запомнить все не работает. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельный или ежемесячный планировщик в блокноте или дневнике.

Запишите, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и дедлайны.Расставьте приоритеты в своем списке, перечислив элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделив срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте завершенные задачи по мере добавления новых задач в список задач, чтобы продолжать двигаться вперед.

4. Задачи расписания

«Расписание защищает от хаоса и капризов», - говорит автор Энни Диллард. Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте утренние важные дела в пик творческого / продуктивного времени.Если ваша креативность и энергия возрастают с заходом солнца, тогда запланируйте высокоприоритетные задачи. Ваше время «простоя» можно запланировать для менее важных задач, таких как проверка электронной почты или ответ на телефонные звонки.

Поймите свой ритм пикового и мертвого времени и составьте расписание задач, чтобы максимально использовать часы пик. Помните, что у вас нет времени на важные дела; лучше всего выделять время для важных дел, составляя расписание.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы можете сделать больше в кратчайшие сроки, переключаясь между разговором по мобильному телефону, просмотром веб-страниц в Интернете и записью заметок, верно? Неправильный! Согласно исследованию , опубликованному Американской психологической ассоциацией, вы фактически тратите на 20-40 процентов больше времени, когда выполняете несколько задач одновременно.Помимо затрат времени и эффективности , многозадачность также может снизить качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь со своей рабочей нагрузкой, выполняя несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз. По словам исследователей, выполнение задач по очереди по одной позволяет лучше использовать время. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки от друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлечения являются препятствием для эффективного использования времени.Отвлекающие факторы нарушают вашу концентрацию, снижают продуктивность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызывать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и прекратите это. Убейте этот телевизор и отключите подключение к Интернету и чат. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичный знак у входа в ваше рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы контролируете свои дни и максимизирует вашу продуктивность.

7. Преодолеть промедление

Эдвард Янг, английский поэт, которого больше всего помнят за Ночные мысли , однажды сказал, что прокрастинация - вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для чего-либо - это СЕЙЧАС. Заставьте себя побороть промедление и сделайте то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией - сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут.Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задачу и, вполне возможно, довести ее до конца. Чтобы победить прокрастинацию, нужно выделить немного времени для начала. Только то!

8. Делайте перерывы

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не выгорая и не жертвуя качеством. Как бы ни заманчиво было работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой.Таким образом вы дадите своему мозгу драгоценное время для отдыха и восстановления сил. Делать перерывы в работе - не тратить время зря. Это умный тайм-менеджмент. Когда вы хорошо отдохнули, вы выполняете работу высочайшего качества.

Делайте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждый час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и подумать творчески. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда наступит перерыв. Прекратите работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или прогуляйтесь. Не забудьте также выделить достаточно времени на обед.Вы не можете оптимально работать натощак.

9. Скажи «Нет»

Один навык, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, - это мягкое искусство говорить «нет» тому, что не является приоритетом. Сказать «нет» тому, что не является приоритетом, позволит вам сосредоточиться на действительно важных вещах. У вас есть ровно 24 часа в сутки, чтобы делать важные дела. Если вы не научитесь говорить «нет» вещам, которые не важны, приоритеты других людей будут предшествовать вашим собственным, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

Скажите «нет» по-дружески всему, что не поддерживает ваши ценности или не помогает вам в достижении ваших целей. У вас есть право сказать «нет» независимо от того, с кем вы разговариваете. Когда вы научитесь говорить «нет», вы тратите время с пользой и защищаете себя от суеты, низкой производительности и рабочей перегрузки.

10. Задачи делегата

Старая поговорка автора 17 века Джона Донна о том, что никто не является островом, верна и сегодня. Вы не можете управлять всем в одиночку. Иногда разумно позволить другим людям помогать вам с задачами, особенно когда вы перегружены.Вы экономите время, уменьшаете стресс и делаете гораздо больше, когда назначаете задачи нужным людям.

Освободитесь от руля и предоставьте полномочия квалифицированным специалистам. Делегирование - это не демпинг. Ставьте задачи с последствиями. Таким образом вы повышаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.

20 советов по тайм-менеджменту для значительного повышения производительности

Вы обычно пунктуальны или опаздываете? Вы заканчиваете дела в оговоренные сроки? Сдаете ли вы отчеты / работу вовремя? Можете ли вы выполнить то, что вы хотите сделать в срок? Вы хорошо умеете распорядиться своим временем?

Если вы ответили «нет» на любой из приведенных выше вопросов, это означает, что вы не управляете своим временем так, как хотели бы.Вот 20 советов по управлению временем, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

1. Создайте ежедневный план

Планируйте свой день до того, как он развернется. Делайте это утром или, еще лучше, вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как сложится день. Таким образом, вас не поймают врасплох. Ваша задача на день - как можно лучше придерживаться плана.

Вот как составить список дел, который значительно повысит вашу производительность.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи

Имейте в виду, что вам нужно закончить X задачу к 10 утра, задачу Y к 15 часам и элемент Z к 17:30.Благодаря этому ваша работа не будет затягиваться и отнимать время, отведенное для других занятий.

3. Использование календаря

Наличие календаря - самый важный шаг в управлении повседневной деятельностью. Если вы используете Outlook или Lotus Notes, календарь входит в состав почтовой программы.

Пользуюсь. Еще лучше, если вы можете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другим оборудованием, которое вы используете, - таким образом, вы можете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились. Вот 10 лучших приложений-календарей, которые стоит не забывать.

Дополнительные советы о том, как использовать календарь для лучшего управления временем, можно найти здесь: Как использовать календарь для создания времени и пространства

4. Используйте органайзер

Органайзер поможет вам быть в курсе всего в вашей жизни. Это ваш центральный инструмент для систематизации информации, списков дел, проектов и прочего.

Эти 15 лучших приложений и инструментов для управления временем помогут вам лучше организовать работу, выбрав то, что соответствует вашим потребностям.

5. Знайте свои сроки

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте крайние сроки в своем календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно их завершить.

Но убедитесь, что вы не допускаете этих 10 распространенных ошибок при установке сроков.

6. Научитесь говорить «нет»

Не берите на себя больше, чем вы можете выдержать. Откажитесь от отвлекающих факторов, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами. Или отложите это на более поздний срок.

Лео Бабаута, основатель Zen Habits, прекрасно понимает, как сказать «нет»: «Нежное искусство говорить« нет »»

7. Задача - быть ранним

Если вы нацелитесь на то, чтобы успеть вовремя, вы либо будете на высоте. время или поздно.В большинстве случаев вы опаздываете. Однако, если вы нацелитесь на то, чтобы прийти раньше, вы, скорее всего, успеете.

На приемах старайтесь приходить пораньше. Что касается ваших сроков, отправьте их раньше, чем требуется.

Воспользуйтесь этими советами о том, как подготовиться к тому, чтобы прийти раньше, а не как раз вовремя.

8. Блок времени Ваши действия

Это означает ограничение вашей работы X количеством времени. Чем полезен тайм-бокс? Вот 10 причин, по которым вам стоит заняться тайм-боксом.

Вы также можете узнать больше о том, как использовать тайм-бокс здесь: Сделайте то, что важно, запланировав временные блоки

9. Поставьте перед собой часы на видном месте

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени. Имея перед собой огромные часы, вы будете знать текущее время.

10. Установка напоминаний за 15 минут до

Большинство календарей имеют функцию напоминания. Если вам нужно присутствовать на важной встрече, установите будильник за 15 минут до этого.

Вы можете узнать больше о том, как напоминания помогают вам запомнить все, в этой статье: Важность напоминаний (и как сделать напоминание, которое работает)

11. Сосредоточенность

Вы так много занимаетесь несколькими задачами, что просто ничего не получается? Если да, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче одновременно. Многозадачность вредна для вас.

Закройте все приложения, которые вы не используете. Закройте в браузере вкладки, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете.Так вы станете более эффективным.

Генеральный директор Lifehack написал исчерпывающее руководство о том, как сосредоточиться, изучите советы: Как сосредоточить и максимизировать свою производительность (Полное руководство)

12. Избегайте отвлекающих факторов

Что вас отвлекает в вашей работе? Мгновенные сообщения? Телефон звонит? Появляются текстовые сообщения?

Сейчас я почти не пользуюсь чатом. Я вхожу в систему только тогда, когда не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это сильно отвлекает.

Когда я делаю важную работу, я также выключаю свой телефон.Звонки в это время записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше концентрироваться.

Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы достичь большего, см. В статье Как минимизировать отвлекающие факторы для выполнения дел

13. Отслеживайте свое время, потраченное

Когда вы начинаете отслеживать свое время, вы лучше понимаете, как вы его тратите. время. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, например, 30 минут или 1 час.Нехватка времени может подтолкнуть вас сосредоточиться и работать более эффективно.

Здесь вы можете найти другие приложения для учета рабочего времени и выбрать то, что вам подходит.

14. Не суетитесь из-за несущественных деталей

Вы никогда не сможете сделать все именно так, как хотите. Попытки сделать это неэффективны.

Попытки быть совершенными приносят больше вреда, чем пользы, узнайте здесь, как перфекционизм убивает вашу продуктивность и как избавиться от перфекционизма.

15.Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете сделать все, научитесь расставлять приоритеты в важном и отпускать все остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым принципом при расстановке приоритетов. Вы также можете воспользоваться этой техникой, чтобы расставить приоритеты для всего на вашей тарелке: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

16. Делегат

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не так важны , рассмотрите возможность делегирования. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах.

Когда вы делегируете часть своей работы, вы высвобождаете свое время и добиваетесь большего. Узнайте о том, как эффективно делегировать работу, в этом руководстве: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

17. Группируйте похожие задачи вместе

Для связанной работы объедините их вместе.

Например, мою работу можно разделить на следующие основные группы:

  1. письмо (статьи, моя будущая книга)
  2. тренерская
  3. цех развития
  4. развитие бизнеса
  5. административный

Я объединяю все связанные задачи вместе, чтобы добиться синергии.Если мне нужно позвонить, я выделяю временной интервал для всех своих звонков. Это действительно упрощает процесс.

18. Избавьтесь от трат времени

Что отнимает у вас время на работе? Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Перестаньте так часто их проверять.

Единственное, что вы можете сделать, - это усложнить их проверку - удалить их из быстрых ссылок / закладок браузера и поместить их в папку закладок, к которой трудно получить доступ. Замените закладки в браузере важными сайтами, имеющими отношение к работе.

Хотя вы, несомненно, по-прежнему будете проверять FB / Twitter, вы обнаружите, что это более низкая частота, чем раньше.

19. Отрежьте, когда вам нужно

Причина номер один, почему вещи переполнены, заключается в том, что вы не отключаете, когда вам нужно.

Не бойтесь перехватывать встречи или подводить черту к отсечке. В противном случае никогда не будет конца, и вы просто съедите время на потом.

20. Оставьте буферное время между

Не упаковывайте все вместе.Между задачами оставляйте буфер 5-10 минут. Это поможет вам завершить предыдущую задачу и приступить к следующей.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено: Unsplash через unsplash.com

15 наиболее эффективных и проверенных методов управления временем

Как лучше всего управлять временем?

Тайм-менеджмент - это то, над чем одни люди борются, в то время как другие борются за производительность. В любом случае, чтобы действительно овладеть им, вам нужно знать, как это делать.А в Интернете полно советов, уловок и методов. Но они могут не всегда работать. Вы должны найти те, которые проверены и используются экспертами по тайм-менеджменту.

Время может быть непростым. Итак, важно знать, как вписать в нее свою работу и повседневные дела. Если вам сложно управлять своей работой или вы хотите поэкспериментировать со своими текущими методами, ознакомьтесь с нашим списком из 15 самых эффективных и проверенных методов управления временем.

1. Планируйте свой день заранее

Планирование - это первый, лучший и наиболее проверенный метод управления временем.Во-первых, потому что это помогает правильно организовать вашу работу. Во-вторых, потому что он дает вам подробное представление обо всем, что вам нужно сделать . Если вы можете планировать свои ежедневные, еженедельные или ежемесячные задачи, остальное дается легко.

Есть много способов спланировать и организовать свою работу:

  • Необычные календари и личные органайзеры
  • Приложения и инструменты для управления временем
  • Списки дел
  • Заметки, блокноты, сводные журналы и другие бумажные формы менеджеров времени

Вы можете смешивать, комбинировать.и настройте различные параметры, чтобы лучше управлять своим временем.

2. Ограничьте прием электронной почты

Проверка электронной почты и ответ на нее - обременительная задача. Это никому не нравится, но все это делают. Статистика говорит, что «средний рабочий тратит около 30 часов в неделю на проверку электронной почты ». Подумайте обо всех задачах, которые вы могли бы выполнить за это время.

Ограничьте время, которое вы тратите на электронную почту, до минимума, чтобы эти 30 часов оставались для работы.Если вы проверяете его утром, отвечайте только на самые важные, которые требуют немедленного ответа. Остальное оставьте на перерывы между задачами или пройдите их в конце дня. Также не забудьте пометить эти неважные сообщения как «спам», чтобы они не попали в ваш почтовый ящик.

Если вы хотите узнать больше об управлении электронной почтой, прочтите о методе «Обнуление входящих сообщений». Это одна из самых популярных стратегий управления временем при управлении электронной почтой.

3. Найдите свою зону продуктивности

Некоторые люди - ранние пташки, другие - полуночники. Мы все разные и любим работать в разное время дня… или ночи. .

Вставайте очень рано, если вы наиболее продуктивны по утрам. Или не ложитесь спать поздно ночью, если вы предпочитаете работать в темноте. Но не заставляйте себя менять свои привычки только потому, что говорят, что мы достигаем продуктивности в определенные часы. Какие бы стратегии управления временем ни работали для некоторых людей, они могут не сработать для вас. Период.

И не забывайте о фазе глубокой работы - периоде вашего рабочего времени, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах.

4. Съешьте лягушку

Марк Твен сказал: « Если ваша работа - съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Это все о расстановке приоритетов. Сначала выполняйте самые важные дела, а когда закончите, переключитесь на менее важные. Это поможет вам лучше организовать рабочий процесс и вы станете продуктивнее. Это так просто!

5.Делайте регулярные перерывы

Работа без перерывов может принести больше вреда, чем пользы. Нам нужны перерывы, чтобы наш мозг мог обновить , а затем снова сосредоточиться на работе.

Вы можете использовать технику Помидора или отправиться на небольшую прогулку. Прочтите главу из любимой книги или сварите чашку кофе. Или потратьте свое свободное время на изучение чего-то нового во время просмотра документальных фильмов на платформах потокового видео, таких как Netflix, но вы можете столкнуться с проблемами подключения, если эта платформа заблокирована в вашей стране.Вы можете использовать VPN для подключения или узнать, как использовать VPN для торрент-загрузки, чтобы узнать о дополнительных параметрах. Делайте перерывы, чтобы улучшить свои методы управления временем и почувствовать себя отдохнувшими. Это значительно повысит вашу производительность.

Конечно, можно работать с длинной цепочкой, когда у вас сверхмощный поток… иногда. Но в долгосрочной перспективе вы почувствуете усталость и снизите свои творческие способности. Перерывы полезны для вашей продуктивности и хорошего самочувствия.

А для сотрудников помните, что вы имеете право на перерывы.Это ваше право, и работодатель обязан ему подчиняться. Если у вас нет перерывов, обратитесь в соответствующие юридические лица в вашем штате.

6. Скажите «нет» и делегируйте полномочия

У каждого есть свои пределы. Мы просто не можем делать все, что хотят от нас люди. Это приведет к выгоранию и тревоге на работе. Вот почему так важно, чтобы был напористым, говорил «нет», когда люди хотят поручить вам дополнительные задачи.

Помните, нет ничего плохого в отказе делать то, что вы не можете делать.А также с делегированием задач. Особенно, если есть кто-то, кто сделает работу лучше вас.

7. Сфокусируйтесь и не отвлекайтесь

Уведомления, всплывающие сообщения, электронная почта, коллеги постоянно с вами разговаривают. Все это отвлекает ваше внимание от работы.

Есть много способов оставаться сосредоточенными. Вы можете убрать телефон, отключить уведомления в социальных сетях или заблокировать отвлекающие веб-сайты. Но лучший способ - это сконцентрироваться и делать то, что нужно делать .Стоит ограничить свое присутствие в социальных сетях до минимума, потому что это отнимает у вас много времени и не приносит большой ценности в вашу жизнь.

8. Ставьте цели

Ставьте цели, и вы будете точно знать, в каком направлении вы движетесь. Цели являются частью организационного процесса и чрезвычайно важны для управления временем.

Чтобы воспользоваться преимуществами любого метода тайм-менеджмента, главное - это конкретность при постановке целей. Разбейте большие мечты на ежемесячные цели, чтобы их достичь.

Например, если вы решили открыть свой онлайн-бутик в этом году и ваша цель на семестр - получить доход в размере 80 тысяч долларов, то в этом месяце вы можете заключить контракт с двумя оптовиками, нанять стажера для помощи с доставкой и найти маркетинговый канал с более низкой стоимостью привлечения, чем ваш текущий.

Цели определяют ваш путь к успеху. Они ступеньки от лидера к вершине. Цели определяют основные цели, приоритеты и видение вашей организации.Но они также помогают делать дела быстрее и эффективнее.

9. Прекратите многозадачность

Я часто вижу предложения о работе, в которых многозадачность является одним из ключевых навыков кандидата. Но лучше выбросить такое предложение прямо в мусорное ведро. На самом деле, многозадачность наносит вред нашему мозгу.

Кажется, что выполнение нескольких задач одновременно - отличный способ тайм-менеджмента. Фактически, это резко снижает производительность. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, показало, что «, когда они [многозадачны] в ситуациях, когда есть несколько источников информации, поступающих из внешнего мира или возникающих из памяти, они не могут отфильтровать то, что не имеет отношения к их текущая цель.Этот отказ от фильтрации означает, что они замедляются из-за не относящейся к делу информации ».

Выполняйте одно задание за раз, чтобы оставаться сосредоточенным и вовлеченным в свою работу.

10. Найдите свое время

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на определенные задачи? Попался! Вы, вероятно, относитесь к числу большинства людей, которые понятия не имеют, сколько времени они посвящают деятельности каждый день.

Если вы знаете, сколько времени вы посвящаете задачам, проектам и различным видам деятельности, вы сможете лучше организовать свой рабочий день и рабочий процесс.Самый простой способ сделать это - использовать программу учета рабочего времени . Это поможет вам точно предсказать будущие оценки и лучше распределить свое время.

Управляйте своим временем с TimeCamp - зарегистрируйтесь бесплатно!

11. Создайте утренний распорядок дня

Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Если вы застилаете постель или занимаетесь спортом, вы на правильном пути. Но если он проверяет социальные сети, вы делаете это неправильно.

Собственный утренний распорядок, несомненно, зарядит вас энергией на остаток дня. Это первое, что вы делаете утром, и определяет результаты, которых вы добьетесь в течение дня. Попробуйте сделать такую ​​мелочь, как заправить кровать, затем съесть здоровый завтрак и оставить социальные сети на конец дня.

Добрый утренний распорядок поднимет настроение и мотивирует к работе.

12. Упражнение

Упражнения - отличный способ повысить уровень энергии .Это способ избавиться от напряжения, вызванного стрессом. Это также может помочь очистить ваш разум от ненужных или беспокоящих мыслей, которые только ухудшат вашу работу.

Наденьте кроссовки и отправляйтесь на пробежку! Вы увидите, насколько регулярные упражнения могут помочь в овладении методами тайм-менеджмента.

13. Инструменты, инструменты, инструменты

В сегодняшнем высокоразвитом мире инструменты - неотъемлемая часть нашей работы. Если вы хотите в полной мере использовать методы тайм-менеджмента, вам следует внедрить в свою повседневную работу следующее:

  • Программное обеспечение для учета рабочего времени - поможет вам отслеживать время вашей работы и следить за всеми проектами и цифрами, включая оплачиваемое время
  • Список дел - позволяет вам планировать и планировать свою рабочую неделю
  • Программное обеспечение для управления проектами - многие инструменты учета рабочего времени имеют функцию управления проектами.Используйте его, чтобы лучше управлять своими проектами и клиентами
  • Коммуникационные инструменты - Skype, Slack, Zoom или HeySpace - они имеют решающее значение для внутреннего и внешнего общения
  • Приложения, полезные для формирования хороших привычек - это может быть простой календарь но если вы требовательный пользователь, попробуйте Habitica или другие приложения для повышения производительности.

Используйте TimeCamp - наше программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы повысить вашу продуктивность.

Хватит тратить время - зарегистрируйтесь сейчас!

14.Награди себя

Вы выполнили задачу или проект, над которым работали? Хорошо, а теперь сделай перерыв и сделай что-нибудь для себя . Выпейте чашку кофе, послушайте любимую музыку или позвоните другу.

Стейси Джонна, менеджер проектов Best Reviews List, предполагает: «Маленькие награды - отличный способ мотивировать себя. Это похоже на кролика, который гоняется за привязанной к ушам морковкой. Это может показаться немного странным, но когда вы думаете об удовлетворении и радости, которые вы испытаете после завершения работы, вы обнаружите, что оно того стоит.Так что давай, вздремни, прогуляйся или прочитай главу своей любимой книги! »

15. Общайтесь

Правильное общение может сэкономить много времени. Если вы не излагаете четко свои планы, намерения или требования, люди не поймут свои или ваши задачи. А это приведет к конфликтам и недопониманию.

Также не забывайте использовать специальные инструменты и приложения для улучшения коммуникации между вами и вашей командой или клиентами. Это простой, быстрый и удобный способ передачи сообщений.

Какие методы управления временем вы используете?

Вы правильно распоряжаетесь своим временем? А может быть, вы все еще боретесь с прокрастинацией, ленью или отсутствием мотивации? Попробуйте использовать описанное выше, шаг за шагом, и вы увидите, как ваша жизнь может измениться к лучшему.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *